Le classement de documents

Chaque entreprise possède son propre système de classement de documents se référant à son activité et à la logique y afférant.
Le classement peux être papier et/ou numérique, et doit pouvoir être accessible à tous le personnel concerné.
Un système de classement de document rigoureux permet d’éviter certaines problématiques.
Le classement de pièces administratives inclut l’ensemble des tâches et processus qui vont permettre de traiter, ordonner, classer et faciliter la recherche de documents au sein des entreprises. 
Un service documentaire organisé facilite les recherches et réduit considérablement les pertes. Cette première étape permet ensuite d’accéder facilement aux informations importantes liées à l’activité de l’entreprise pour en faire une synthèse.

Il n’existe pas à proprement parler de modèle type de classement de documents ni de solution miracle.  Afin de rendre ce rangement simple et accessible, il faut disposer d’une ou plusieurs pièces qui seront utilisées à cet effet ou se doter d’un serveur informatique pour stocker les données.
Réfléchissez à une logique propre à votre secteur d’activité ou aux exigences de votre cœur de métier pour adapter votre méthode de classification. Les dossiers d’ordre professionnel peuvent être classés par ordre alphabétique, chronologique, catégorique ou en fonction de leur contenu. Les archives doivent être mises à jour régulièrement afin que chaque nouveau document soit classé dès que l’on a cessé de l’utiliser.

• Classement physique : classeur, boîte, armoire de rangement, intercalaire, feuillet mobile…
• Classement numérique : arborescence (plan de classement) informatique, solution de Gestion Electronique de Documents (GED).

Nos prestations de classement de documents

Nous disposons de compétences d’organisation et sommes à même de mettre en place des processus d’archivage et de classification selon vos besoins.

• Contrôle de la conformité des documents réceptionnés et envoyés • Le triage, traitement, classement, numérisation et archivage des dossiers (facture, devis…)
• Mise en place d’un processus de classement de documents au sein de la structure
• Dématérialisation des processus de classement de document